BI-roadmap, 5 Succesfactoren

5-Succesfactoren-voor-een-goede-BI-Roadmap-700x300

Een Business Intelligence Roadmap (BI-roadmap) schrijf je niet zo maar. Het is een evenwichtig plan dat antwoord geeft wat te doen in de komende periode om de Business Intelligence in de organisatie op een hoger plan te tillen. Vaak wordt dit vertaald met een antwoord op de vraag: “Welke toolset kan ons het beste hierbij helpen?”. Geen onterechte vraag, maar het succes wordt niet enkel bepaald door het inzetten van een mooi en flashy toolset.

BI-roadmap

Uit mijn ervaringen met het schrijven van een BI-roadmap merk ik dat de volgende vijf succesfactoren van doorslaggevend belang zijn voor een goed onderbouwd en integraal plan. Ik zal ze in het kort beschrijven. Hier zit geen volgordelijkheid in van belangrijkheid. Mijn stelregel is dat aan álle vijf de succesfactoren invulling gegeven moet worden.

Betrek de juiste mensen

Op de eerste plaats mogen alle toekomstige inspanningen geen ‘feestje’ zijn van de BI-afdeling. Zeker! Ik ben van mening dat de afdeling BI een belangrijke en sturende rol kán en misschien wel moet spelen bij de totstandkoming van een integrale BI-roadmap. Echter, het moet een evenwichtig plan zijn, die in balans is met de business strategie en de ICT strategie. Bij sommige volwassen BI-organisaties moet de ICT strategie zelfs volgend zijn aan de BI-strategie. Deze afstemming betekent dat de BI-roadmap altijd in lijn staat met de belangen van de business en de ICT-afdeling. Zorg dat de juiste mensen hierbij betrokken zijn. En dat de BI-roadmap gedragen wordt door de belangrijkste stakeholders.

Zorg voor een gedragen visie

Een BI-roadmap kent een duidelijke Business Intelligence visie. Een visie hoeft niet uitvoerig te zijn, maar deze moet wel gedragen worden door de belangrijkste stakeholders binnen de organisatie. Voor mij beschrijft een visie een beeld over hoe de business intelligence organisatie eruit ziet, zich gedraagt en hoe de gebruikers slimmer kunnen acteren in pakweg drie jaren. Met een beschreven visie die verder reikt dan drie jaren hoef je niet de visionair uit te hangen. Het heeft meestal geen zin: de techniek veranderd snel en de gevolgen van het gebruik door bijvoorbeeld Big Data zijn vaak nog onduidelijk voor een organisate. Een goede BI visie is ambitieus, werkt motiverend, houdt rekening met álle stakeholders en is echt en evenwichtig.

Wat is de BI-strategie

Bi-roadmap en BI-strategie gaan hand in hand.
BI-roadmap en BI-strategie gaan hand in hand.

Een BI-roadmap kent ook een duidelijke BI-strategie. Een BI-strategie geeft een overwogen marsroute aan van de te nemen stappen om visie en doelen te bereiken. Deze onderwerpen zijn organisatie specifiek en houden vaak rekening met de diverse thema’s. Voorbeelden hiervan kunnen zijn, het aanschaffen van nieuwe tools en infrastructuur, kennisontwikkeling, bepaalde organisatie inrichtingen als een BICC of andere bedrijfsbrede organisatie veranderingen. Daarnaast kun je er voor kiezen om binnen de BI-roadmap te werken volgens het zogenaamde seeing-is-believing principe. Hierbij kies je als strategie dat de gebruikers door middel van tussentijdse pilot projecten de toegevoegde waarde van een vervolgstap uit de BI-roadmap eerst ervaren alvorens deze worden ontwikkeld en worden geïmplementeerd.

Waarom? Waarom? Waarom?

Een BI-roadmap moet een glashelder antwoord geven op de vraag: “Waarom?“. Wat mij betreft moet deze vraag bij alle te nemen stappen in het plan worden beantwoord. Vaak kom ik een BI-roadmap tegen die wel uitspraken doet over de te nemen stappen en de te maken keuzes, maar deze verder niet toelicht waarom die stappen belangrijk zijn en waarom deze essentieel zijn. Vaak ontbreken hier de juiste BI-consultancyvaardigheden om op een adequate wijze deze onderbouwing binnen de organisatie te achterhalen. Zonder onderbouwing kan geen goed advies worden geformuleerd.

BI Delivery Model

In een BI-roadmap beschrijf je een BI Delivery Model, de beschrijving van de BI-organisatie en -governance.
In een BI-roadmap beschrijf je een BI Delivery Model, de beschrijving van de BI-organisatie en -governance.

Tenslotte neem ik in een BI Roadmap altijd een overzichtelijk governance model op, BI Delivery Model. Naar gelang de importantie kan deze uitvoerig of beknopt worden vastgesteld en worden weer gegeven. Het governance model beschrijft de besturing van de BI-organisatie.
Wat zijn de processen? Hoe is de verantwoordelijkheid belegd? Op welke wijze wordt de informatie geleverd aan de eindgebruiker (BI-delivery)? Wie besluit wat?
De meer uitgebreide varianten worden aangevuld met een RACI-model waarin de diverse rollen en verantwoordelijkheden zijn beschreven.